AI

Könyvelőknek

Könyvelőként a Quillyben — hozd be az ügyfeleidet, és dolgozz egy listából

📅 Közzétéve: 2026. 08. 10. 🔄 Frissítve: 2026. 08. 30. ⏱️ 8 perc olvasás 🏷️ könyvelő · ügyfelek · NAV · meghívó · ingyenes

Ez a cikk neked szól, ha könyvelő vagy. A másik oldalról — „hogyan hívjam meg a könyvelőmet” — itt írtunk. Röviden: a Quilly a könyvelőnek ingyenes, akárhány ügyfélnél dolgozol; egy meghívóval behozod az ügyfeledet és rögtön hozzáférést is kapsz; a NAV-kapcsolatot te kötöd be neki; és egy listából látod, kinél van teendő.

1. Egy meghívó — a cég és a hozzáférésed egyszerre

Eddig ez három lépés volt: meghívtad az ügyfeledet, ő regisztrált, majd neki kellett visszahívnia téged a Felhasználók menüben. Egy frissen regisztrált vállalkozó ezt nem találja meg — tíz meghívót kiküldtél, és egyikhez sem fértél hozzá.

A Meghívók képernyőn a küldéskor egyetlen legördülővel kérheted a könyvelői hozzáférést is:

A legördülő alapból „nem kérek” — de ha már van ügyfeled, magától a hozzáférés-kérésen áll.

A meghívott a levélben olvassa, hogy elfogadás után látni fogod a számláit és a kiadásait, és az elfogadással a hozzáférés létre is jön. Nincs harmadik lépés.

• A cég az ügyfélé marad. Ő a tulajdonos, te olvasó könyvelő vagy. Fordítva a vállalkozó ki lenne szolgáltatva: nem tudná se visszavenni a hozzáférést, se elvinni a cégét.
• Olvasó jog. Látod és exportálod a bizonylatokat, de nem módosítasz. Ha a nevében is számláznál, azt a tulajdonos külön adja meg — az az ő PRO-csomagjának része.
• Bármikor visszavonható. Egy kattintás nála a Felhasználók menüben.

2. A NAV-bekötést te intézed — ingyen

A gyakorlatban a könyvelő hozza létre a NAV technikai felhasználót az ügyfeleinek. A Quillyben ezt te is elmentheted: az ügyfél cégében kapsz egy NAV-kapcsolat menüpontot, ugyanazzal az űrlappal, amit a tulajdonos lát.

• Ingyenes, az ügyfél ingyenes csomagján is — a NAV-bekötés jogszabályi kötelezettség kiszolgálása, nem fizetős kényelmi funkció.
• A megerősítés hozzád megy. A mentéshez biztonsági megerősítést kérünk — a te e-mail-címedre, jelszavadra vagy hitelesítő alkalmazásodra, nem az ügyfélére. Nem kell megkeresned emiatt. Ügyfelenként külön kell, egy ügyfélen belül viszont tíz percig nem kérdez újra; kétlépcsős azonosítással e-mailre várás nélkül megy.
• A kulcsokat nem lehet visszaolvasni — beírni igen, visszanézni nem, senkinek.
• A tulajdonos értesül róla, ha nem ő nyúlt hozzá: az első bekötésről a „kapcsolat kész” levél számol be a neveddel, egy későbbi cseréről külön levél megy.

3. Az adózási beállításokat te is átállíthatod

Az ügyfél fiókjában van hat beállítás, amit a tulajdonos legfeljebb tippel, te viszont pontosan tudsz: alanyi adómentesség, alap ÁFA-kulcs, adózási forma, pénzforgalmi elszámolás, saját közösségi adószám és az ÁFA-bevallási gyakoriság. Eddig ezek a tulajdonosé voltak — láttad, hogy rosszul van beállítva, és csak szólni tudtál érte.

Mostantól ezek külön lapon élnek (Cégadatok → Adózás), és könyvelőként is szerkesztheted — a sima Könyvelő szereppel is, nem csak a számlázóval.

• A cégadatok többi része az ügyfélé marad. A cégnév, az adószám, a cím és a bankszámlaszám nem a te lapodon van: a mentésed fogalmilag nem tud hozzájuk érni. Nem egy nagy űrlapot nyitottunk meg neked, hanem egy szűket adtunk.
• Minden változás naplózódik — ki, mikor, miről mire. Ezek a kapcsolók a következő számla adótartalmát döntik el, ezért egy vitás bizonylatnál tudni kell, ki állította át előtte a fiókot. A napló utólag nem írható át.
• Az ellentmondást a program fogja meg. Alanyi adómentesként a pénzforgalmi elszámolás nem választható (Áfa tv. 196/B. §) — ilyenkor a kapcsoló helyén ez ki is van írva, nem csak eltűnik.
• A bevallási gyakoriság a riportnak szól, a számlára sosem kerül ki: ebből tölti ki az export az időszakot (lásd lejjebb).

4. A napi munka: egy lista, elöl a teendővel

Belépéskor nem az egyik ügyfél áttekintőjére érkezel, hanem a Cégek listára — és az nem ábécésorrendben áll, hanem munka szerint. Negyven ügyfélnél különben végig kellene görgetni, hogy megtaláld, hol kell dolgozni.

Illusztratív cégnevek és számok. Sorra kattintva átváltasz arra a cégre.

A sorrend három sáv, mindegyik mögött más sürgősség:

• Nincs működő NAV-kapcsolat — ez a cég egyáltalán nem tud adatot szolgáltatni. 2026. szeptember 1-től a nyugtákra is kötelező, tehát ez erősebb minden egyedi hibánál.
• NAV-hibás bizonylat — a kapcsolat áll, de egy bejelentést elutasítottak.
• Elmaradás — hiányzó bizonylat, mennyiség szerint; a tiszta cégek a lista aljára.

A „Bizonylat hiányzik” a melléklet nélküli bejövő tételeket számolja: rögzített költség, ami mögött nincs kép vagy PDF. Ez a tényleges munkalistád — nem kell hozzá külön táblázatot vezetned arról, kitől mit kérsz még.

⚠️ Egy megkötéssel: a szám csak arról a cégről szól, amelyiktől a számlaképet tényleg számon kérjük. A havi bankkivonat és a bejövő számla képe könyvelési bizonylat a kettős könyvvitelt vezetőnél; a bevételi nyilvántartást vezető egyéni vállalkozónál nem az. Ezt a Cégadatok → Adózás → Könyvvezetés mezője dönti el — amit te is beállíthatsz az ügyfelednél, hiszen ez a te szakterületed. Amíg nincs megadva, kérjük a képet (a hiányzó számlakép a legtöbb cégnél valós hiány); ha bevételi nyilvántartás van beállítva, a cég sorában nem gyűlik olyan elmaradás, amiért úgysem szólnál. Cégenként felül is bírálható, ha az adott ügyfélnél másképp dolgoztok.

A Teendők fül: nem cégek, hanem tételek

A cégsorok megmondják, kinél van munka. A lista Teendők fülén viszont maguk a tételek állnak, cégektől függetlenül, egyetlen listában: melyik ügyfélnél melyik konkrét számla vár rád. Egy soron kattintva a Quilly átvált a cégre és rögtön az adott tételnél nyílik meg — nem kell megkeresned, és nem kell újratöltened az oldalt sem: a váltás egy kattintás, az oldal nem indul újra.

Ez az a pont, ahol negyven ügyfélnél tényleg megváltozik a napod: nem cégenként végigmész, hanem a lista tetejéről lefelé dolgozol, és amikor elfogy, kész vagy.

Bizonylatkérés: nevezd meg, mi hiányzik, és mikorra

A hiányzó számlaképet eddig e-mailben, szavakkal kellett kérned — az ügyfél meg visszakérdezett, hogy „melyikről is van szó?". A Bizonylatkérés ezt váltja ki: a hiányzó tételeket kipipálod a listán, adsz egy határidőt, és a tulajdonos egy levelet kap a konkrét tételekkel. A levélben lévő gomb egyenesen a hiányzó tételekhez viszi.

Innentől nem neked kell szólnod újra. A rendszer legfeljebb kétszer emlékeztet — egyszer a határidő előtt, egyszer utána —, és abbahagyja, amint minden kért kép megérkezett, vagy ha visszavonod a kérést. Ahogy az ügyfél feltölt egy képet, a tétel magától kikerül a kérésből, és a Bizonylatkérés fülön látod, hol tart a dolog.

5. Az ügyfeled is látja, hogy hozzáférsz

Ez nem apróság: a bizalom azon áll, hogy az ügyfél tudja, ki lát a könyveibe. Ezért három helyen is szerepel — a meghívó levélben, a belépés utáni áttekintőn, és folyamatosan a Felhasználók menüben.

Az ügyfél áttekintőjén megjelenő értesítés — a neveddel.

Ha az ügyfél visszavonja, azt te is látod: a Meghívók listáján a hozzáférés állapota „Nincs hozzáférés”-re vált. Nem hiszed tovább, hogy hozzáférsz — ez a szám számított, nem egy beragadó jelző.

6. Két eset, amit a könyvelők kértek: pénzforgalmi áfa és elszámolási időszak

Mindkettő azért került be, mert könyvelő hiányolta — és mindkettő olyan, amit a bizonylatot kiállító vállalkozó ront el a leggyakrabban:

• Pénzforgalmi elszámolás (Áfa tv. XIII/A.). Az ügyfél Cégadatok → Adózás lapján kapcsolható — könyvelőként is —, és ráfagy a számlára: a kiállításkor érvényes állapot kerül rá, tehát egy későbbi ki- vagy bekapcsolás nem írja át visszamenőleg a régi bizonylatokat. A kötelező „pénzforgalmi elszámolás” felirat rákerül a számlára, és a NAV-adatszolgáltatásba is így megy ki. Alanyi adómentességgel együtt nem menthető.
• Elszámolási időszak / folyamatos teljesítés (Áfa tv. 58. §). Ha a számlán van időszak, a teljesítés napját a program számolja — a három szabály szerint, a 60 napos plafonnal együtt —, és az űrlapon kiírja, melyik szabály adta. A sztornó és a módosító számla örökli az eredeti jelöléseit, hogy a NAV-lánc két tagja ne mondjon mást ugyanarról az ügyletről. Részletek: elszámolási időszakos számla.

A 169. § szerinti kötelező feliratokat (fordított adózás, alanyi adómentesség, közösségi és export jogcím, pénzforgalmi elszámolás) a számla PDF-je magától felteszi — nem az ügyfélnek kell a megjegyzés mezőbe begépelnie. A jogcímet a tétel sorában lehet megadni, mind a nyolc NAV-kategóriából.

7. A nyugtás ügyfél — a bevétel, ami eddig nem látszott

Egy bolt, egy fodrászat, egy büfé bevételének a java nyugta, nem számla. Ezeknél az ügyfeleknél a számla-alapú számok („nyitott”, „lejárt”, „kinnlevőség”) mind nulla közeliek — a munka mégis megvan. Ezért a Nyugták menüpont a könyvelőnek is nyitva áll: látod a kiállított nyugtákat, a napi adatszolgáltatás állapotát, és exportálni is tudsz belőlük. Kiállítani, érvényteleníteni és beküldeni nem tudsz — az a bizonylatot kiállító vállalkozó dolga marad, ahogy a számlánál is.

Az ügyféllistán a nyugtás cég sorában megjelenik a Nyugta (hó) összeg. Csak ott, ahol van ilyen bevétel — a számlás ügyfeleknél nincs helyfoglaló nulla. És ha egy napi nyugta-adatszolgáltatás elakad a NAV-nál, az ugyanabba a NAV-hiba jelzésbe számít bele, mint a hibás számla: a teendő ugyanaz.

Kétféle nyugta-export, mert két külön kérdés van

• Napi összesítő — naponta, fizetési mód és ÁFA-kategória szerint bontva. Ez megy a könyvelésbe: a készpénz a pénztárba, a kártya a bankba fut, tehát összevonva egyik oldal sem stimmelne. Ugyanez a bontás, amit a NAV napi adatszolgáltatása kér.
• Tételes nyugtalista — nyugtánként egy sor, sorszámmal. Ez az egyeztetésé: pénztárzárás, hézag-ellenőrzés, „megvan-e mind”.

A kettő egymáson ellenőrizhető: a napi összesítő végösszege megegyezik a tételes lista „Érvényes nyugták összesen” sorával. Ha eltér, az érvénytelenítéseknél kell keresni.

Excel vagy CSV — a formátum a te döntésed

Az export alapértelmezett formátuma az Excel (.xlsx) — ezt egy könyvelő kérte, és az indoka jó volt: a CSV-ben a 001/2026 sorszámból a táblázatkezelő 1-et csinál, a dátumból szöveget. Az .xlsx-ben valódi szám- és dátumcellák vannak, a fejléc fagyasztott, van autoszűrő, a könyvelői exportban pedig külön munkalap a számláknak, a kiadásoknak és a nyugtáknak, plusz egy Infó lap (cég, időszak, darabszám, végösszegek). A CSV megmarad: akinek működő importsablonja van a könyvelőprogramjához, annak nem érdemes formátumot váltania.

⭐ A fájl neve az ügyfél cégnevével kezdődik: Bodnar-Fuvar-Kft-konyveles-2026-01-01_2026-03-31.xlsx. Száz ügyfélnél a letöltési mappában eddig minden fájl ugyanúgy hívták — a névsor semmit nem csoportosított, és a fájlt meg kellett nyitni ahhoz, hogy kiderüljön, kié. Ugyanez a névadás áll a PDF-csomagra és a NAV adóellenőrzési exportra is.

Az érvénytelenítést ugyanúgy kezeli, ahogy a NAV felé megy: ha a nyugta már bekerült egy adatszolgáltatásba, az eladás a kiállítás napján marad, és a visszavonás napjára kerül egy negatív sor (módosító bizonylat). Ha soha nem volt bejelentve, nyomtalanul kimarad. Így egy már lekönyvelt nap összege nem változik meg visszamenőleg egy két héttel későbbi sztornótól.

A nyugta bruttó alapú bizonylat (az Áfa tv. az adót tartalmazó ellenértéket írja elő), ezért a nettó/ÁFA bontás az exportban számított, a tétel ÁFA-kategóriájából. A mentes kategóriáknál (AAM, TAM) az adó nulla, a nettó a bruttó.

8. Mennyibe kerül neked?

Semmibe. Könyvelőként nem fizetsz előfizetést, akárhány ügyfélnél dolgozol. Neked ingyenes: az ügyfelek bizonylatainak olvasása, az export, a NAV-bekötés, és a banki kivonat-import + számlapárosítás. Ami az ügyfél PRO-csomagjához kötött — és amit így a tulajdonos fizet, nem te: a nevében történő számlázás, valamint a Kiadások (bejövő számlák) modul és a banki költés-elemzés. Ha az ügyfél az ingyenes csomagon van, ezek nála sincsenek nyitva, tehát nálad sem. Egyedül akkor fizetsz, ha a saját irodádnak szeretnél PRO-ban számlázni.