AI
Ismétlődő számlázás — a rendszeres bizonylat állítsa ki magát
A bérleti díj, az előfizetés, a havidíjas szolgáltatás minden hónapban ugyanaz: ugyanaz a vevő, ugyanaz a tétel, ugyanaz az összeg — és minden hónapban ott ülsz, hogy kiállítsd. A Quilly ismétlődő számlázása ezt leveszi a válladról: beállítasz egy sablont és egy ütemezést, a rendszer pedig az adott napon magától kiállítja a számlát vagy díjbekérőt, bejelenti a NAV-nak és e-mailben elküldi a vevőnek — anélkül, hogy hozzá kellene nyúlnod. Ez a PRO automatizálás egyik legerősebb funkciója.
1. Mi az ismétlődő számlázás?
Két dolog: egy sablon és egy ütemezés. A sablonban egyszer megadod, mit kell kiállítani — a vevőt, a tételeket és az összeget (ugyanúgy, mint egy sima számlánál). Az ütemezésben megadod, mikor: milyen gyakran és melyik napon kell kiállítani a bizonylatot.
Innentől nincs más dolgod. A Quilly az ütemezés szerint automatikusan kiállítja a bizonylatot, bejelenti a NAV-nak (ha számla), és e-mailben elküldi a vevőnek — emberi beavatkozás nélkül. Nem emlékeztetőt kapsz, hogy „ne felejtsd el a bérleti díjat" — a számla egyszerűen ott van a vevő postaládájában a hónap első napján.
Egy ismétlődő sablon: vevő, tétel, összeg és ütemezés. Bekapcsolt elszámolási időszaknál a teljesítés napját az 58. § szerint számoljuk; a NAV-bejelentés és a vevői e-mail automatikus. (Illusztráció.)
2. Hogyan állítod be a Quillyben
A sablon összerakása pár perc, és utána évekig dolgozik helyetted:
- Töltsd ki a bizonylatot, mint máskor. Válaszd ki a vevőt, add meg a tételeket, az összeget és az ÁFA-kulcsot — ugyanaz az űrlap, amit már ismersz.
- Kapcsold be az ismétlődést. Jelöld meg, hogy ez egy visszatérő sablon legyen, ne egyszeri bizonylat.
- Add meg az ütemezést. Milyen gyakran (pl. havonta, negyedévente) és melyik napon (pl. minden hónap 1-jén, vagy egy konkrét naptári napon). Beállíthatsz kezdő- és — ha kell — záró dátumot is.
- Mentsd el. Ennyi. A Quilly innentől figyeli a naptárt, és az ütemezett napon kiállítja a bizonylatot helyetted.
3. Számla vagy díjbekérő?
A sablon típusa lehet számla vagy díjbekérő (proforma) is — attól függ, hogyan fizet a vevőd:
- Díjbekérő, ha a vevő előre fizet. Rendszeresen kimegy a fizetési felszólítás, és a beérkezett pénzről állítod ki (vagy állíttatod ki) a végszámlát. A díjbekérő nem NAV-köteles bizonylat.
- Számla, ha teljesítés után számlázol. Ilyenkor az ütemezett kiállítás rögtön NAV-köteles számlát hoz létre, amit a Quilly automatikusan be is jelent a NAV-nak.
Mindkét esetben ugyanaz a logika: beállítod egyszer, és a Quilly a megfelelő módon — a bizonylat típusához illő szabályok szerint — állítja ki minden ciklusban. Ha nem vagy biztos benne, melyik kell, olvasd el a díjbekérő vagy számla összehasonlításunkat.
4. Elszámolási időszak — a folyamatos teljesítésű számla
A visszatérő számla legtöbbször nem egy napi munkáról szól, hanem egy időszakról: bérleti díj, könyvelési átalány, tárhely, karbantartási szerződés, előfizetés. Ilyenkor a szerződés határozott időre szóló elszámolásban állapodik meg, a számla pedig egy időszakot fed le — és erre az Áfa tv. 58. §-a külön szabályt ad a teljesítés napjára.
A sablonon ezt egyetlen kapcsoló teszi be: „Elszámolási időszak (folyamatos teljesítés)". Bekapcsolva minden ütemezett számlára rákerül az időszak — a kiállítás napjától a következő számlázást megelőző napig —, vagyis nem neked kell hónapról hónapra beírnod. A díjbekérős sablonnál a kapcsoló nem is jelenik meg: a díjbekérő nem adóügyi bizonylat, nincs teljesítése és elszámolási időszaka sem.
| Ha… | …akkor a teljesítés napja |
|---|---|
| a fizetési határidő az időszakon belülre esik (főszabály) | a fizetési határidő |
| a számla kelte és a fizetési határidő is az időszak vége előtt van (pl. előre számlázott bérleti díj) | a számla kelte |
| a fizetési határidő az időszak vége után van | a fizetési határidő — de legfeljebb az időszak végétől számított 60. nap |
| nincs fizetési határidő | az időszak utolsó napja |
A számlán így az időszak is megjelenik, a teljesítés napja pedig az, amit a szabály ad — a NAV-bejelentésbe is ez megy ki. Ha a könyvelőd rákérdez, miért az a nap, az űrlapon ott a mondat, ami megindokolja.
5. Mi történik az ütemezett napon
Amikor eljön a beállított nap, a Quilly három dolgot csinál — egymás után, magától:
- Kiállítja a bizonylatot. Létrejön a számla vagy díjbekérő a sablon adataival, sorszámmal, a teljesítés és a fizetési határidő az ütemezés szerint kitöltve.
- Bejelenti a NAV-nak. Ha számláról van szó, a Quilly beküldi a NAV Online Számla rendszerébe — ugyanazzal a NAV-álló, automatikus újrapróbálkozó bejelentéssel, mint a kézi kiállításnál. Ha a NAV épp nem elérhető, a rendszer később újrapróbálja, te pedig végig látod a státuszt.
- Elküldi e-mailben a vevőnek. A kész bizonylat PDF-je automatikusan kimegy a vevő címére — neked semmit sem kell csatolnod vagy elküldened.
6. Mikor éri meg — kinek való
Bármi, amit rendszeres időközönként, ugyanannak a vevőnek, kiszámítható összegről számlázol, ideális ismétlődő sablonnak:
- Bérleti díj — iroda, üzlethelyiség, gép vagy eszköz havi bérlete.
- Előfizetés / tagdíj — klub-, egyesületi vagy szolgáltatási tagdíj.
- Havidíjas szolgáltatás — takarítás, tárhely, marketing-retainer, bármilyen folyamatos ellátás.
- Karbantartási / support díj — rendszeres karbantartás vagy ügyfélszolgálati csomag.
- Könyvelési díj — a havi könyvelési átalány a könyvelőktől.
A megtakarítás nem csak idő. Az emberi kézzel indított havi számlázás elcsúszik, kimarad, késik — az ütemezett kiállítás mindig pontosan, ugyanazon a napon fut le. A pénzügyi ritmusod így kiszámítható lesz, a vevő pedig időben megkapja, amit vár.
Állítsd be egyszer — számlázzon magától
Az egyszeri számla vagy díjbekérő kiállítása a Quillyben ingyenes. Az ismétlődő sablonok ütemezése és automatikus kiállítása — NAV-bejelentéssel és vevői e-maillel — a Quilly PRO része.
Kezdd el ingyen7. Melyik csomagban?
Fontos különbség: egyetlen számlát vagy díjbekérőt bárki ingyen kiállíthat a Quillyben — korlátozás nélkül, NAV-bejelentéssel együtt. Ami PRO, az az ütemezés és az automatizálás: a visszatérő sablonok, amelyek maguktól, a beállított naptár szerint állítják ki a bizonylatot, jelentik be a NAV-nak és küldik el e-mailben. Vagyis nem a bizonylatért fizetsz, hanem azért, hogy ne neked kelljen minden hónapban megcsinálnod.
Gyakori kérdések
Tényleg magától kiállítja, vagy csak emlékeztet?
Tényleg magától. Az ütemezett napon a Quilly létrehozza a számlát vagy díjbekérőt, számláknál bejelenti a NAV-nak, és e-mailben elküldi a vevőnek — emberi beavatkozás nélkül. Nem egy „ne felejtsd el" emlékeztetőről van szó, hanem kész, kiküldött bizonylatról.
Milyen ütemezést állíthatok be?
Például havonta (adott naptári napon, tipikusan minden hónap 1-jén), negyedévente, vagy tetszőleges rendszeres ismétléssel egy konkrét napon. Megadhatsz kezdő dátumot, és ha az együttműködés véges, záró dátumot is — így magától leáll a megfelelő időpontban.
Bérleti díjat / előfizetést számlázok — mit írjak teljesítésnek?
Ne írj semmit: kapcsold be a sablonon az „Elszámolási időszak (folyamatos teljesítés)" jelölőt, és a Quilly az Áfa tv. 58. §-a szerint maga számolja a teljesítés napját. Ez a gyakorlat leggyakoribb áfa-hibája: sokan az időszak utolsó napját írják be, pedig a törvény jellemzően a fizetési határidőt (bizonyos esetben a számla keltét, illetve legfeljebb az időszak vége utáni 60. napot) rendeli. Az űrlap azt is kiírja, melyik szabály adta a napot.
Minden hónapban be kell írnom az időszakot?
Nem. Az időszak a ciklusból áll elő: a kiállítás napjától a következő számlázást megelőző napig tart, tehát havi ütemezésnél magától hónapról hónapra lép. Díjbekérő-sablonnál a kapcsoló meg sem jelenik — a díjbekérő nem adóügyi bizonylat, nincs teljesítése és elszámolási időszaka sem.
Mi van, ha a NAV épp nem elérhető a kiállítás napján?
Ugyanaz történik, mint kézi kiállításnál: a Quilly NAV-álló, automatikus újrapróbálkozással küldi be a bejelentést. Ha a NAV átmenetileg nem válaszol, a rendszer később ismét megpróbálja, a bizonylat státuszát pedig végig követheted.
Módosíthatom vagy leállíthatom egy már beállított sablont?
Igen. A sablont bármikor szüneteltetheted, módosíthatod (pl. új összeg vagy tétel áremeléskor) vagy véglegesen leállíthatod. A változás a következő ütemezett kiállítástól érvényes.
Ez a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. július 10-i ismereteink szerint — nem adótanácsadás. A bemutatott vevő, összegek és ütemezés illusztratívak. Az ismétlődő sablonok ütemezése és automatikus kiállítása a Quilly PRO része; az egyszeri bizonylat kiállítása ingyenes. A funkciók köre változhat. A cégnevek és védjegyek a jogtulajdonosaikat illetik.
← Vissza a blogra