Ismétlődő számlázás — a rendszeres bizonylat állítsa ki magát

A bérleti díj, az előfizetés, a havidíjas szolgáltatás minden hónapban ugyanaz: ugyanaz a vevő, ugyanaz a tétel, ugyanaz az összeg — és minden hónapban ott ülsz, hogy kiállítsd. A Quilly ismétlődő számlázása ezt leveszi a válladról: beállítasz egy sablont és egy ütemezést, a rendszer pedig az adott napon magától kiállítja a számlát vagy díjbekérőt, bejelenti a NAV-nak és e-mailben elküldi a vevőnek — anélkül, hogy hozzá kellene nyúlnod. Ez a PRO automatizálás egyik legerősebb funkciója.

1. Mi az ismétlődő számlázás?

Két dolog: egy sablon és egy ütemezés. A sablonban egyszer megadod, mit kell kiállítani — a vevőt, a tételeket és az összeget (ugyanúgy, mint egy sima számlánál). Az ütemezésben megadod, mikor: milyen gyakran és melyik napon kell kiállítani a bizonylatot.

Innentől nincs más dolgod. A Quilly az ütemezés szerint automatikusan kiállítja a bizonylatot, bejelenti a NAV-nak (ha számla), és e-mailben elküldi a vevőnek — emberi beavatkozás nélkül. Nem emlékeztetőt kapsz, hogy „ne felejtsd el a bérleti díjat" — a számla egyszerűen ott van a vevő postaládájában a hónap első napján.

2. Hogyan állítod be a Quillyben

A sablon összerakása pár perc, és utána évekig dolgozik helyetted:

1. Töltsd ki a bizonylatot, mint máskor. Válaszd ki a vevőt, add meg a tételeket, az összeget és az ÁFA-kulcsot — ugyanaz az űrlap, amit már ismersz.
2. Kapcsold be az ismétlődést. Jelöld meg, hogy ez egy visszatérő sablon legyen, ne egyszeri bizonylat.
3. Add meg az ütemezést. Milyen gyakran (pl. havonta, negyedévente) és melyik napon (pl. minden hónap 1-jén, vagy egy konkrét naptári napon). Beállíthatsz kezdő- és — ha kell — záró dátumot is.
4. Mentsd el. Ennyi. A Quilly innentől figyeli a naptárt, és az ütemezett napon kiállítja a bizonylatot helyetted.

3. Számla vagy díjbekérő?

A sablon típusa lehet számla vagy díjbekérő (proforma) is — attól függ, hogyan fizet a vevőd:

• Díjbekérő, ha a vevő előre fizet. Rendszeresen kimegy a fizetési felszólítás, és a beérkezett pénzről állítod ki (vagy állíttatod ki) a végszámlát. A díjbekérő nem NAV-köteles bizonylat.
• Számla, ha teljesítés után számlázol. Ilyenkor az ütemezett kiállítás rögtön NAV-köteles számlát hoz létre, amit a Quilly automatikusan be is jelent a NAV-nak.

Mindkét esetben ugyanaz a logika: beállítod egyszer, és a Quilly a megfelelő módon — a bizonylat típusához illő szabályok szerint — állítja ki minden ciklusban. Ha nem vagy biztos benne, melyik kell, olvasd el a díjbekérő vagy számla összehasonlításunkat.

4. Mi történik az ütemezett napon

Amikor eljön a beállított nap, a Quilly három dolgot csinál — egymás után, magától:

• Kiállítja a bizonylatot. Létrejön a számla vagy díjbekérő a sablon adataival, sorszámmal, a teljesítés és a fizetési határidő az ütemezés szerint kitöltve.
• Bejelenti a NAV-nak. Ha számláról van szó, a Quilly beküldi a NAV Online Számla rendszerébe — ugyanazzal a NAV-álló, automatikus újrapróbálkozó bejelentéssel, mint a kézi kiállításnál. Ha a NAV épp nem elérhető, a rendszer később újrapróbálja, te pedig végig látod a státuszt.
• Elküldi e-mailben a vevőnek. A kész bizonylat PDF-je automatikusan kimegy a vevő címére — neked semmit sem kell csatolnod vagy elküldened.

5. Mikor éri meg — kinek való

Bármi, amit rendszeres időközönként, ugyanannak a vevőnek, kiszámítható összegről számlázol, ideális ismétlődő sablonnak:

• Bérleti díj — iroda, üzlethelyiség, gép vagy eszköz havi bérlete.
• Előfizetés / tagdíj — klub-, egyesületi vagy szolgáltatási tagdíj.
• Havidíjas szolgáltatás — takarítás, tárhely, marketing-retainer, bármilyen folyamatos ellátás.
• Karbantartási / support díj — rendszeres karbantartás vagy ügyfélszolgálati csomag.
• Könyvelési díj — a havi könyvelési átalány a könyvelőktől.

A megtakarítás nem csak idő. Az emberi kézzel indított havi számlázás elcsúszik, kimarad, késik — az ütemezett kiállítás mindig pontosan, ugyanazon a napon fut le. A pénzügyi ritmusod így kiszámítható lesz, a vevő pedig időben megkapja, amit vár.

6. Melyik csomagban?

Fontos különbség: egyetlen számlát vagy díjbekérőt bárki ingyen kiállíthat a Quillyben — korlátozás nélkül, NAV-bejelentéssel együtt. Ami PRO, az az ütemezés és az automatizálás: a visszatérő sablonok, amelyek maguktól, a beállított naptár szerint állítják ki a bizonylatot, jelentik be a NAV-nak és küldik el e-mailben. Vagyis nem a bizonylatért fizetsz, hanem azért, hogy ne neked kelljen minden hónapban megcsinálnod.

Gyakori kérdések

Ez a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. július 10-i ismereteink szerint — nem adótanácsadás. A bemutatott vevő, összegek és ütemezés illusztratívak. Az ismétlődő sablonok ütemezése és automatikus kiállítása a Quilly PRO része; az egyszeri bizonylat kiállítása ingyenes. A funkciók köre változhat. A cégnevek és védjegyek a jogtulajdonosaikat illetik.