AI
Hiányzó számlakép: mit kér tőled a könyvelő, és miért
Jön a levél a könyvelődtől: „ezekhez hiányzik a számla képe”. Erre a legtöbb vállalkozó ugyanazt gondolja: de hát a NAV-tól megkapja az adatokat, mit akar még? A kérdés jogos, és a válasz meglepően egyszerű — az adat nem bizonylat. Ez a cikk elmondja, miért kell mégis a kép, és hogyan intézed el pár perc alatt.
Miért kell a kép, ha a NAV-adat megvan?
Ez a leggyakoribb kérdés, és jogos. A NAV Online Számla rendszeréből a rád kiállított számla adatai tényleg megérkeznek: ki állította ki, mikor, mennyiről, milyen áfával. Akkor mi hiányzik még?
Maga a bizonylat. Az áfalevonási jog gyakorlásának törvényi feltétele, hogy a nevedre szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számla a személyes rendelkezésedre álljon (Áfa tv. 127. §) — az adatszolgáltatásból származó adatsor nem ugyanaz, mint a számla. A számviteli törvény pedig a könyvelést alátámasztó bizonylatokra legalább 8 éves, olvasható formában történő megőrzést ír elő (Számv. tv. 169. §).
Van egy nagyon gyakorlati oka is: nem minden kiadásod jön a NAV-ból. A külföldi szolgáltató számlája, a nyugta ellenében vett üzemanyag, a parkolójegy, egy kézzel írt bizonylat — ezekről a NAV-nak nincs adata. Ott a kép nem kiegészítés, hanem az egyetlen nyoma annak, hogy a költség létezik.
Kell-e nálad egyáltalán számlakép?
Van, akitől a Quilly meg sem kérdezi. A bejövő számla képe — ahogy a havi bankkivonat is — könyvelési bizonylat annál, aki kettős könyvvitelt vezet (kft, bt, zrt, egyesület). Aki bevételi nyilvántartást vezet — jellemzően az átalányadózó vagy KATÁ-s egyéni vállalkozó —, annál a szállítói számla képe nem ugyanaz a szerepű irat, és a könyvelője a gyakorlatban nem is kéri.
Ezért a számonkérés a Cégadatok → Adózás → Könyvvezetés mezőjéhez igazodik:
- Kettős könyvvitel — kérjük a képet, a hiány megjelenik a könyvelőd listáján.
- Bevételi nyilvántartás — nem kérjük számon. A tételek ott maradnak, csak nem gyűlik miattuk elmaradás.
- Nincs megadva — kérjük. A hiányzó számlakép a cégek nagy részénél valós hiány, ezért itt a bizonytalanság a kérés felé billen. Egy mezőt kell kitöltened ahhoz, hogy pontos legyen.
Ez a beállítás a könyvelődé is. A meghívott könyvelő ugyanott állítja, ahol te — ez az ő szakterülete, és nála van hozzá az információ. Ha nálatok az általánostól eltérően dolgoztok, cégenként felül is bírálható: kérjük vagy ne kérjük, a könyvvezetéstől függetlenül.
Egy másik kapcsoló ugyanezt a célt szolgálja visszafelé: a bizonylat-padló (Kiadások lap). Amikor beállsz a Quillybe, a NAV-ból évekre visszamenőleg beesnek a rád kiállított számlák — padló nélkül mind hiányzó képként jelenne meg. A padló megmondja, mikortól kérjük számon a képet: az alatta lévő tételek nem tűnnek el, csak lezárt időszaknak számítanak. Ugyanez a dátum szabja meg azt is, meddig megyünk vissza a havi bankkivonatokkal — mert a „ez az időszak le van zárva” egy döntés, nem kettő.
Mit lát ebből a könyvelőd
A könyvelőd nem a te fejedben tartja számon, mi hiányzik: a Quillyben ott a „Bizonylat hiányzik” szám azoknál az ügyfeleknél, akiknél a számlakép tényleg elvárás (lásd a következő szakaszt). Ez azokat a rögzített kiadásokat számolja, amelyek mögött nincs kép vagy PDF. Ha ez a szám nálad nulla, a könyvelőd nem fog keresni emiatt — ennyi az egész.
Illusztratív adatok. A státusz a soron látszik, és mellette rögtön ott a gomb, amivel pótolod — nem kell megnyitnod a tételt hozzá.
A pótlás: egy koppintás a sor elején
A hiányzó számlaképet a listáról pótolod: a soron ott a „＋ Kép” gomb. Megnyomod, és feltöltöd — telefonon a kamerát is felajánlja, tehát a papírt egyszerűen lefotózod. Kép és PDF egyaránt mehet.
Ez azért van a soron, és nem a tétel belsejében, mert a valóságban sorozatban csinálod: előveszed a mappát vagy a cipősdobozt, és végigmész a listán. Ha minden képhez meg kellene nyitni és bezárni egy űrlapot, ez háromszor annyi ideig tartana.
Ha egyszerre sok kép van: töltsd fel kötegben
A soronkénti pótlás akkor jó, ha néhány tételről van szó. Ha viszont egy egész mappányi számla gyűlt össze — letöltötted a szállítói portálokról, vagy lefotóztad az egész havi köteget —, akkor nem kell egyesével keresgélned, melyik kép melyik tételhez tartozik.
A tömeges feltöltésnél egyszerre adod be az egészet (kép, PDF, akár ZIP), és a Quilly kiolvassa mindegyikből a számlaszámot, a szállító adószámát, az összeget és a keltet, majd megkeresi hozzá azt a kiadást, aminek az adata a NAV-ból már bent van, csak a képe hiányzik. A párosítás sorrendje ugyanaz, amit te is néznél:
- egyező számlaszám — ez a legerősebb jel;
- a szállító adószámának törzsszáma (az első 8 jegy — a 9. jegy az áfakód, ami a szállító áfakörbe lépésekor megváltozik, miközben a cég ugyanaz);
- pontos összeg, majd a név és a dátum.
A gép javasol, te döntesz. A biztos találatok előre be vannak jelölve, de a csatolás mindig a te kattintásod — egyetlen kép sem kerül a helyére jóváhagyás nélkül. Ennek jó oka van: egy tévesen párosított számlakép után a tétel késznek látszik, és a hiba csak egy ellenőrzésnél derülne ki. Amit a rendszer nem tud biztosra, azt felkínálja jelöltként, a többit rád hagyja.
A köteg feldolgozása után a maradék ott marad a listán — ez már az a néhány tétel, amit tényleg kézbe kell venni.
Amikor a könyvelőd konkrétan kéri
Az általános „küldd már el a hiányzó számlákat” üzenettel az a baj, hogy nem derül ki belőle, melyikről van szó. A könyvelőd ezért tételesen bizonylatot kér: kipipálja a listán, mely kiadásokhoz hiányzik a kép, beír egy határidőt, és mehet is. Te egy e-mailt kapsz, amiben ott van a konkrét lista.
Szia! Az augusztusi zárás miatt ezekhez a kiadásokhoz kellene a számla képe: Bástya Irodaszer Bt. (12 700 Ft), Shell Hungary Zrt. (24 900 Ft), Média Piac Kft. (7 620 Ft).
Határidő: 2026. augusztus 25.
A gombra kattintva egyből a hiányzó tételeknél nyílik meg a Quilly.
Illusztratív levél. A gomb nem a főoldalra visz, hanem pontosan a kért tételekhez — nem neked kell megkeresned őket.
Ahogy feltöltöd a képet, a tétel magától kikerül a kérésből. Nem kell visszajelezned, hogy megvan: a könyvelőd a saját listáján látja, hol tart a dolog.
Az emlékeztető: pontosan kétszer
Egy határidős kérésről el lehet feledkezni — ezért a rendszer emlékeztet. De szigorúan mértékkel: legfeljebb két levél egy kérésre.
- A határidő előtt — egyszer Amíg a határidő nem járt le, egyetlen figyelmeztető levél megy ki. Reggel 9-kor, magyar idő szerint.
- A határidő után — egyszer Ha lejárt és még mindig hiányzik valami, még egy levél. Ezután nem küld többet: a Quilly nem fog naponta kopogtatni nálad.
- Ami leállítja Ha minden kért tételhez feltöltötted a képet, az emlékeztető elmarad — nincs olyan levél, ami már elintézett dologra emlékeztet. Ugyanígy, ha a könyvelőd visszavonja a kérést.
Mi számít használható képnek
Nem kell szkenner, a telefon bőven elég. Négy dolgon múlik, hogy a kép hasznos-e:
- Legyen rajta az egész bizonylat — a fejléc a kiállító adataival és az alja az összesítővel is. A levágott sarok pont a lényeget viszi el.
- Olvasható legyen az összeg és az áfa. Ha te nem tudod elolvasni a képernyőn, a könyvelőd sem fogja.
- Több lapos számlánál mindet — PDF-ben a legkényelmesebb, de több képet is feltölthetsz ugyanahhoz a tételhez.
- Ne a villanófényre bízd. A fényes hőpapíron a vaku pont az összeget mossa ki; inkább menj ablak mellé.
Amikor nem is lesz számlakép
Van olyan kiadás, amiről nem állítottak ki bizonylatot: banki költség, kamat, egy automatikus levonás. Ezek hiába szerepelnek a listán, sosem lesz hozzájuk kép — és nem is kell.
Ilyenkor a tétel számlakép-státuszát állítsd „Nem szükséges”-re. Ha ez visszatérő tétel, még jobb, ha írsz rá egy szabályt: onnantól az ilyen tételek automatikusan ebbe az állapotba kerülnek, és nem szennyezik a hiánylistát. A könyvelőd „Bizonylat hiányzik” száma így azt mutatja, ami tényleg valódi hiány.
Gyakori kérdések
Miért kell a számla képe, ha a NAV-tól úgyis megvan az adata?
Mert az adatsor nem a bizonylat. Az áfalevonási jog gyakorlásának törvényi feltétele, hogy a nevedre szóló számla a személyes rendelkezésedre álljon (Áfa tv. 127. §), a számviteli törvény pedig a könyvelést alátámasztó bizonylat megőrzését írja elő. Ráadásul sok kiadásodról a NAV-nak nincs is adata: külföldi szolgáltató, nyugtás vásárlás, parkolójegy.
Elég egy telefonnal készített fotó, vagy szkennelni kell?
A telefonos fotó elég, ha a teljes bizonylat rajta van és az összeg meg az áfa olvasható. Több lapos számlánál töltsd fel mindegyiket — PDF-ben a legegyszerűbb, de több képet is tehetsz ugyanahhoz a tételhez.
A fotó után kidobhatom a papírt?
Erre ne ebből a cikkből válaszolj — kérdezd meg a könyvelődet. A megőrzési kötelezettség a bizonylatra vonatkozik, és a papír eredeti digitális megőrzéssel való kiváltásának külön feltételei vannak. A Quillybe feltöltött kép attól még hasznos: a könyvelés és az ellenőrizhetőség szempontjából ott lesz, ahol a tétel.
Hányszor fog emlékeztetni a rendszer?
Legfeljebb kétszer egy kérésre: egyszer a határidő lejárta előtt, egyszer utána. Utána nem küld többet. Ha közben feltöltöd az összes kért képet, vagy a könyvelőd visszavonja a kérést, az emlékeztető elmarad.
Vissza kell jeleznem a könyvelőmnek, hogy feltöltöttem?
Nem. Ahogy a kép felkerül, a tétel kikerül a kérésből, és a könyvelőd a saját listáján látja, hogy megvan. Külön üzenetet nem kell írnod.
A könyvelőm fel tud tölteni helyettem számlaképet?
Igen. Ha a bizonylat nála van, ő is beteszi a helyére — ehhez nem kell PRO-jogosultság a könyvelőnek, és a meghívása is ingyenes. Bizonylatot viszont nem állít ki és nem érvénytelenít a nevedben, hacsak külön nem adsz rá jogot.
Mi legyen a banki költséggel, amiről nincs számla?
Állítsd a számlakép-státuszát „Nem szükséges”-re. Ha visszatérő tételről van szó, érdemes szabályt írni rá, hogy magától ebbe az állapotba kerüljön — így a hiánylistán csak a valódi hiány marad.
Ez a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. augusztus 19-i állapot szerint — nem adótanácsadás. A bizonylatok megőrzésének és az áfalevonásnak a szabályai összetettek; a papír eredeti digitális megőrzéssel való kiváltásáról és a te helyzetedre vonatkozó előírásokról a könyvelőd tud nyilatkozni. A bemutatott képernyők és levelek példaadatokkal készültek.
← Vissza a blogra