AI
Bejövő számlák automatikus besorolása: írj egy szabályt, és kész
Megnyitod a kiadásokat a hónap elején, és ott a húsz ismerős szállító — ugyanazok, mint múlt hónapban. A NAV-szinkron mindet behozta, a kategória viszont mindegyiknél üres, és megint végig kell kattintanod. Ez az a munka, amit egy szabály teljesen levesz rólad: egyszer megmondod, mi hova tartozik, és onnantól magától megy.
Mit old meg egy szabály
A bejövő számláid nagy része ugyanaz a húsz szállító, hónapról hónapra: az áramszolgáltató, a mobilszolgáltató, a könyvelőd, két-három szoftver-előfizetés, a bérleti díj. A NAV-szinkron mindegyiket behozza — de a kategóriát eddig minden hónapban újra ki kellett választanod. Húsz tétel, tizenkét hónap: kétszázhatvan kattintás egy évben, mindig ugyanaz.
A szabály ezt a kettőt köti össze: ha a szállító ez → akkor a kategória az. Egyszer beállítod, és a következő szinkrontól a tétel már besorolva érkezik. Nincs benne mesterséges intelligencia és nincs benne találgatás: egy egyszerű, kiszámítható megfeleltetés, amit te írsz és bármikor átírsz.
Feltétel és művelet — a két fele
neve tartalmazza ezt a szöveget — például vodafone. Kis- és nagybetű nem számít, és részlet is elég: a vodafone illeszkedik a „Vodafone Magyarország Zrt.” névre is.
pontosan ez — itt a törzsszám, az adószám első nyolc jegye dönt. Így a kötőjelek és az áfa-kód eltérése nem zavarja meg, és a névváltozás sem: az adószám marad.
beállítja a kategóriát és/vagy a számlakép-státuszt. Legalább az egyiket meg kell adnod — olyan szabály nem menthető, ami semmit nem csinál.
A két feltétel-típus közül a névre illeszkedés a kényelmesebb, az adószám a pontosabb. Ha egy szállító neve gyakori szót tartalmaz („Kft.”, „Szolgáltató”), inkább adószámmal dolgozz — különben a szabály olyan tételekre is ráfut, amelyekre nem szántad.
Melyik szabály nyer? Az első illeszkedő
Egy tételre több szabály is illeszkedhet. A rendszer fentről lefelé nézi végig a listát, és az első illeszkedő nyer — a többit már meg sem kérdezi. Ezért a szűkebb szabály kerüljön feljebb: a listában a ↑ és ↓ nyilakkal mozgatod.
| Sorrend | Ha a szállító… | akkor ezt teszi | Hatott | Aktív |
|---|---|---|---|---|
| 1. ↑↓ | adószáma 10773381 | Kategória: Telefon | 7 | ✔ |
| 2. ↑↓ | neve tartalmazza: e.on | Kategória: Rezsi | 11 | ✔ |
| 3. ↑↓ | neve tartalmazza: bankköltség | Számlakép: Nem szükséges | 24 | ✔ |
| 4. ↑↓ | neve tartalmazza: iroda | Kategória: Bérleti díj | 2 | — |
Illusztratív adatok. A Hatott oszlop azt mutatja, hányszor döntött eddig ez a szabály — ebből látszik, melyik dolgozik ténylegesen, és melyiket írtad el. A negyedik sor halvány: ki van kapcsolva. Az Aktív pipa levételével a szabály megmarad, de nem hat — nem kell törölnöd ahhoz, hogy szüneteltesd.
Mikor hat: az új tételekre
A szabály a keletkezés pillanatában fut le, két helyen:
- amikor a NAV-szinkron behozza a rád kiállított számlát;
- amikor te rögzítesz kézzel egy kiadást.
Vagyis nem egy éjszakai söprés rendezi utólag a dolgaidat: mire ránézel a kiadás-listára, a tétel már besorolva van. Ez azért fontos, mert a hónap közbeni áttekintés így használható — nem kell megvárnod, míg valami lefut.
A meglévőkre külön gomb — és nem ír felül
A már bent lévő kiadásokat egy új szabály magától nem nyúlja meg. Ha visszamenőleg is szeretnéd alkalmazni, arra a lista tetején a „Futtatás a meglévőkre” gomb való — és a futás után kiírja, hány tételt sorolt be.
A másik művelet: a számlakép-státusz
Egy kiadás mellé alapból számlaképet várunk: a NAV-adatszolgáltatásból a tétel adatai megvannak, de maga a bizonylat — a számla példánya — nem. A könyvelőd ezt keresi, és a „Bizonylat hiányzik” szám ebből áll össze.
Van azonban olyan tétel, amihez nem is lesz számlakép: banki költség, kamat, egy automatikus levonás. Ezekre állítsd a szabály műveletét „Nem szükséges”-re — így nem lógnak be a hiánylistába, és a könyvelőd nem kér tőled olyat, ami nem létezik.
Egy szabály mindkettőt beállíthatja egyszerre: kategóriát is, státuszt is.
A saját szokásaidból lesz szabály
A szabály-felület alján ott a „Javaslatok a korábbi besorolásaidból” lista. Ez nem gépi tipp és nem AI: azokat a szállítókat gyűjti össze, akiket legalább kétszer ugyanabba a kategóriába soroltál. Egy koppintás a Szabály gombra, és a szokásodból állandó szabály lesz.
A gyakorlatban ez a legkényelmesebb út: ne ülj neki szabályokat kitalálni. Dolgozz egy-két hónapot úgy, ahogy szoktál, aztán nézd meg a javaslatokat — a lista megmondja, mi az, ami tényleg ismétlődik nálad.
Gyakori kérdések
Mi történik, ha két szabály is illeszkedik ugyanarra a számlára?
A lista fentről lefelé dől el, és az első illeszkedő nyer — a többit a rendszer meg sem nézi. Ezért a szűkebb, pontosabb szabályt tedd feljebb a nyilakkal; az általánosabb maradjon alul.
Átírja a szabály azt, amit korábban kézzel besoroltam?
Nem. A szabály csak új tételre hat, a meglévőkhöz magától nem nyúl. Ha a „Futtatás a meglévőkre” gombbal visszamenőleg is lefuttatod, az is kizárólag a még besorolatlan kiadásokat érinti — a saját döntéseidet nem tudja felülírni.
Névre vagy adószámra érdemes szabályt írni?
Az adószám a pontosabb: az első nyolc jegye (a törzsszám) dönt, így a kötőjeles írásmód, az áfa-kód és a cég névváltozása sem zavarja meg. A névre illeszkedés kényelmesebb, mert részlet is elég, viszont ha gyakori szót adsz meg, ráfuthat olyan szállítóra is, akire nem szántad.
Ki tudok kapcsolni egy szabályt anélkül, hogy törölném?
Igen, ez az Aktív pipa. Levéve a szabály megmarad a listán, halványan, de nem hat. Így ki tudod próbálni, mi történik nélküle, és egy kattintással visszakapcsolod.
Honnan tudom, hogy egy szabály tényleg dolgozik?
A táblázat „Hatott” oszlopa számolja, hányszor döntött. Ha egy szabály hetek óta nullán áll, jó eséllyel elgépelted a feltételt, vagy egy fölötte lévő, tágabb szabály viszi el előle a találatokat.
Mit kezdjek a banki költséggel, amiről nincs számla?
Írj rá szabályt, aminek a művelete a számlakép-státusz „Nem szükséges”. Így a tétel nem kerül be a hiányzó bizonylatok közé, és a könyvelőd sem kér számlaképet olyasmire, amiről nem is állítottak ki bizonylatot.
Kell ehhez PRO-csomag?
A kiadás-kezelés (bejövő számlák) a PRO csomag része, a besorolási szabályokkal együtt. A könyvelőd meghívása viszont az ingyenes csomagban is megvan, és a könyvelőnek maga a Quilly-hozzáférés mindig ingyenes.
Ez a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. augusztus 19-i állapot szerint — nem adótanácsadás. A bemutatott képernyők példaadatokkal készültek; a besorolás helyessége és a költségek elszámolhatósága a te helyzetedtől függ, ebben a könyvelőd az illetékes.
← Vissza a blogra