AI
Hogyan válts számlázóprogramot fájdalommentesen
A számlázóprogram-váltás sokakat visszatart — pedig ha jól időzíted, pár lépés az egész. A titok három dolog: a vevőtörzs átvitele, a régi számlák megőrzése, és a sorszámozás helyes kezelése. A leggyakoribb félelem az, hogy a váltással elveszik az előzmény — a jó hír, hogy nem veszik el, sőt a régi számláid és a vevőid is áthozhatók. Nézzük sorban.
1. Vevőtörzs átvitele
A legtöbb időt a vevők újbóli felvitele viszi el. Jó hír: amikor a Quilly a NAV Online Számla rendszeréből behúzza a korábbi kimenő számláidat (lásd a következő pontot), a rajtuk szereplő vevőket automatikusan felveszi a vevőtörzsbe is — névvel, adószámmal, címmel, a duplikátumokat kiszűrve. Így a törzs java magától összeáll; a maradékot pár kattintással kézzel pótolod. Külön CSV-vevőimportra tehát általában nincs is szükség.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem gépeled újra a partnereidet: aki az elmúlt években szerepelt egy számládon, az a behúzással megjelenik a törzsben. A Quilly a számlákon szereplő fizetési módot is átveszi alapértelmezésnek a vevőhöz, így a következő számlád már a megszokott beállításokkal indul. Minél hosszabb időszakot húzol be, annál teljesebb lesz az ügyféltörzs — és az időszaknak nincs felső korlátja: a NAV-nál meglévő számláidig visszamehetsz.
2. Régi számlák megőrzése
A korábban kiállított számlákat a jogszabály szerint meg kell őrizni — a számviteli törvény szerint 8 évig. Jó hír: a NAV Online Számla rendszeréből a korábban bejelentett számláid adatai lekérhetők és archiválhatók, így az előzményed nem vész el a váltással — akkor sem, ha a régi programtól elköszönsz.
Az új programban is nézd meg ugyanezt: meddig marad elérhető, amit oda beviszel. A Quillyben nincs időkorlát az archívumon — a korábbi évek számlái is elérhetők, kereshetők és PDF-ben letölthetők maradnak, az ingyenes csomagban is. A NAV-ból behozott, más rendszerben kiállított számlák olvasható archívumként kerülnek be: megtartják az eredeti sorszámukat, nem nyúlnak hozzá az új sorszámtartományodhoz, és a Quilly nem jelenti be őket újra a NAV-nak — nem keletkezik belőlük kétszeres adatszolgáltatás.
3. A sorszámozás
Nem kell átvinned a régi sorszámokat. Az új programban új, saját sorszámtartományt indítasz — a lényeg, hogy az új tartomány önmagában folyamatos és hézagmentes legyen. A régi program számláit a saját tartományukban lezárod.
4. A váltás időzítése
A legtisztább váltási pont egy időszak fordulója (hónap, negyedév vagy év eleje): ekkor a régi programot lezárod, az új pedig tiszta lappal indul. A vevőtörzset és a beállításokat (cégadatok, NAV technikai felhasználó, logó) érdemes még az első számla előtt átvinni, hogy éles helyzetben már ne kelljen szöszölni.
Váltási checklist
- ✅ Cégadatok, NAV technikai felhasználó, logó beállítása — a technikai felhasználó kulcsait nem kell begépelned: a NAV QR-kódban is odaadja őket, a Quilly beolvassa (képes útmutató)
- ✅ Ellenőrizd, meddig érsz még hozzá a régi programban a korábbi számláidhoz (az ingyenes csomagok jellemzően 1 évre vagy a tárgyévre korlátozzák)
- ✅ Régi számlák behúzása a NAV-ból, évekre visszamenőleg — a vevőtörzs magától összeáll
- ✅ Hiányzó vevők pótlása kézzel (ha maradt)
- ✅ Új sorszámtartomány beállítása
- ✅ Váltás egy időszak fordulóján, a régi program lezárása
Gyakori kérdések
Folytatnom kell a régi sorszámozást?
Nem. Az új programban új, saját sorszámtartományt indíthatsz; a lényeg, hogy az önmagában folyamatos és hézagmentes legyen. A régi program számláit a saját tartományukban zárod le.
Mi lesz a régi számláimmal?
Meg kell őrizni őket — a számviteli törvény szerint 8 évig. A NAV Online Számla rendszeréből a korábban bejelentett számláid adatai lekérhetők és archiválhatók, így az előzményed nem vész el. A Quillybe évekre visszamenőleg behúzhatod őket, olvasható archívumként: megtartják az eredeti sorszámukat, és a program nem jelenti be őket újra a NAV-nak.
Elérem majd évek múlva is a számláimat az új programban?
Ezt érdemes külön megnézni, mert programfüggő. A legtöbb ingyenes csomag időben korlátozza: a Számlázz.hu #free-ben csak a tárgyév számlái érhetők el, a Billingó Free-ben 1 évre visszamenőleg — a korábbiakhoz fizetős csomag kell. A Quilly ingyenes csomagjában nincs ilyen időkorlát: a korábbi évek számlái is elérhetők, kereshetők és PDF-ben letölthetők maradnak. Részletes összevetés: számlázóprogramok összehasonlítása.
Át kell vinnem kézzel a vevőimet?
Általában nem. Amikor a Quilly behúzza a NAV-ból a korábbi kimenő számláidat, a rajtuk szereplő vevőket automatikusan felveszi az ügyféltörzsbe — névvel, adószámmal, címmel, a duplikátumokat kiszűrve —, és a számlákon szereplő fizetési módot is átveszi alapértelmezésnek. Így külön CSV-vevőimportra jellemzően nincs szükség; csak a maradékot pótolod kézzel.
Mikor érdemes váltani?
Egy időszak (hónap, negyedév, év) fordulóján, mert ekkor a régi program lezárható és az új tiszta lappal indul. A vevőtörzset és beállításokat az első számla előtt vidd át.
Válts a Quillyre gördülékenyen
Húzd be a régi számláidat a NAV-ból — a vevőtörzsed is magától összeáll —, indíts új sorszámtartományt: a Quilly végigsegít, ingyen.
Kezdd el ingyenEz a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. július 2-i ismereteink szerint — nem adótanácsadás. A megőrzési és számlázási szabályok változhatnak, a te helyzetedre eltérő szabályok is vonatkozhatnak. Döntés előtt kérd ki könyvelőd vagy a NAV tájékoztatását.
← Vissza a blogra