AI

Váltás & webshop

Hol vannak a tavalyi számláim?

📅 Közzétéve: 2026. 08. 16. ⏱️ 7 perc olvasás 🏷️ megőrzés · archívum · NAV

Januárban rákeresel egy decemberi számlára, és nincs sehol. Vagy egy ellenőrzés, egy garanciális ügy, egy régi vevő reklamációja miatt kellene egy két évvel ezelőtti bizonylat — és a programod csak az idei évet mutatja. A számlád nem veszett el: a legtöbb esetben egyszerűen a csomagod nem mutatja meg. Nézzük végig, meddig kell megőrizned, hol van meg valójában, és hogyan hozod vissza.

1. Meddig kell megőrizni? — 8 év

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint a számviteli bizonylatokat — így a kiállított számláidat is — legalább 8 évig meg kell őrizni, olvasható formában és visszakereshetően. Nem kell papírban gyűjtened: elektronikusan megőrzött bizonylat is megfelel, ha a tartalma nem változtatható meg, és a megőrzési idő végéig előkereshető marad.

A lényeg, amit sokan elsőre nem így gondolnak: a megőrzés a te kötelezettséged, nem a szoftvergyártóé. Ha az adóhatóság öt év múlva bekéri a bizonylatot, nem elfogadható válasz, hogy a programod ingyenes csomagja már nem mutatta. Ezért a kérdés — „meddig látom a saját számláimat?" — nem kényelmi szempont, hanem megfelelési kérdés.

2. Miért nem látod: a csomag időkorlátja

A leggyakoribb ok nem hiba, hanem üzleti korlát. Több nagy magyar szolgáltató az ingyenes csomagban időben korlátozza a hozzáférést a saját korábbi számláidhoz:

• Számlázz.hu #free — csak a tárgyévben kiállított számlák érhetők el.
• Billingó Free — a számlaképek 1 évre visszamenőleg érhetők el.

Ez az ingyenes csomagok egyik legkevésbé kommunikált korlátja — és az egyik legkellemetlenebb, mert pont akkor derül ki, amikor sürgős. Januárban elérhetetlenné válhat a decemberi számlád, a korábbiakhoz pedig fizetős csomagra kell váltanod. Az árakat és a csomagszinteket a számlázóprogram-összehasonlításban tételesen összeszedtük.

3. Hol van meg valójában?

Jó hír: a számlád nem tűnt el a világból. Jellemzően három helyen van meg — és érdemes tudni, melyiken mi:

• A NAV Online Számla rendszerében — amit bejelentettek, az ott van. A NAV-adatszolgáltatás fokozatosan lett teljes körű: 2018. július 1-től a 100 000 Ft feletti áthárított adót tartalmazó, belföldi adóalanynak kiállított számlákra, 2020. július 1-től értékhatár nélkül, 2021-től pedig gyakorlatilag minden kiállított számlára. Ami ebbe belefért, annak az adatai lekérdezhetők.
• A vevőidnél — a kiküldött számla egy példánya náluk is megvan. Végszükség esetén elkérhető, de ez nem megőrzési stratégia.
• A saját mentéseidben — a letöltött PDF-ek, az e-mailben kiküldött példányok, a könyvelődnek átadott anyagok. Ez a leggyorsabb út, ha volt rendszered rá.

4. Hogyan hozod vissza a NAV-ból

A NAV Online Számla rendszerébe a saját technikai felhasználóddal lépsz be, és a korábban bejelentett számláid adatai lekérdezhetők. Ezt kézzel is megteheted a NAV felületén, de a gyakorlatban kényelmesebb, ha a számlázóprogramod végzi el helyetted: megadsz egy időszakot, a program lekérdezi, mi van a NAV-nál, te pedig kiválasztod, mit hozzon be.

Amire figyelj, amikor egy program ezt kínálja:

• Ne jelentse be újra. A behozott számlák már be vannak jelentve a NAV-nak — ha a program újra beküldi őket, kétszeres adatszolgáltatás keletkezik.
• Tartsa meg az eredeti sorszámot. A régi számla a régi sorszámával az igazi bizonylat; nem kaphat új számot, és nem is nyúlhat hozzá az új sorszámtartományodhoz.
• Legyen olvasható (read-only). Egy archív számlát nem szerkeszteni akarsz, hanem előkeresni.
• Meddig mehetsz vissza? Ha a program időben korlátozza a lekérdezést, az visszahozza ugyanazt a problémát, ami elől menekülsz.

5. Így néz ki ez a Quillyben

A Quillyben a Számlák lapon az Import NAV-ból gombbal megadsz egy időszakot, a program lekérdezi a NAV-nál a saját, korábban bejelentett kimenő számláidat, te pedig kipipálod, melyiket hozza be. Az időszaknak nincs felső korlátja: évekre visszamenőleg mehetsz, ameddig a NAV-nál van adatod.

A behozott számlák olvasható archívumként kerülnek be: megtartják az eredeti sorszámukat, nem nyúlnak a saját sorszámtartományodhoz, és a Quilly nem jelenti be őket újra a NAV-nak. Ráadásul a rajtuk szereplő vevők automatikusan bekerülnek az ügyféltörzsedbe — névvel, adószámmal, címmel, a duplikátumokat kiszűrve —, és a számlákon szereplő fizetési mód is beáll a vevő alapértelmezésének. A partnereidet tehát nem kell újra begépelned.

Ami pedig a kiindulási kérdést illeti: a Quillyben nincs időkorlát az archívumon. A korábbi évek számlái elérhetők, kereshetők és PDF-ben letölthetők maradnak — az ingyenes csomagban is. Nem kell fizetős szintre lépned azért, hogy lásd a tavalyi számládat. A könyvelődnek adhatsz hozzáférést és exportot; ez szintén ingyenes. Bizonylatot nem állít ki a nevedben — de a NAV-kapcsolatot, az adózási beállításokat és a hiányzó számlaképeket rendbe teheti.

Teendőlista

• ✅ Nézd meg a mostani programodban, meddig látod a saját korábbi számláidat (csomagfüggő).
• ✅ Amíg hozzáférsz, töltsd le a számlaképeket PDF-ben — azok a NAV-ból nem jönnek vissza.
• ✅ Exportáld az adatokat (számlák, vevők) is, ne csak a képeket.
• ✅ Ha váltasz: húzd be a régi számláidat a NAV-ból az új programba, évekre visszamenőleg.
• ✅ Ellenőrizd, hogy az új program nem korlátozza időben az archívumot.
• ✅ Számolj 8 éves megőrzéssel — ennyi ideig kell előkereshetőnek lennie.

Gyakori kérdések

Ez a cikk tájékoztató jellegű, a 2026. augusztus 16-i ismereteink szerint — nem adótanácsadás. A megőrzési, számlázási és adatszolgáltatási szabályok változhatnak, a te helyzetedre eltérő szabályok is vonatkozhatnak; a hivatkozott szolgáltatók csomagtartalma szintén bármikor változhat, döntés előtt ellenőrizd az aktuális oldalukat. Kétség esetén kérd ki könyvelőd vagy a NAV tájékoztatását.